Етап 6. Врахуйте результати публічних консультацій

На цьому етапі ви підготуєте детальний звіт за підсумками отриманої інформації та презентуєте висновки тим, хто ухвалює рішення. Відповідальні за затвердження рішення визначать, як застосувати результати при розробці політики.

Напишіть звіт

Після завершення публічних консультацій потрібно підготувати детальний звіт, який міститиме процесу, учасників та результати. Цей звіт доцільно надати тим, хто ухвалює рішення, а також поширити на широкий загал. Такий документ є дуже корисним, оскільки:

• він чітко описує те, як внесок громадян використають для розробки політики;

• він додає прозорості та легітимності публічним консультаціям, що може переконати інших людей долучатися до такої діяльності в майбутньому;

• він наголошує на тому, яку кропітку роботу виконали під час проведення консультацій;

• у ньому документують процес публічних консультацій, пропонують можливості для поступового вдосконалення практик, методів та засобів;

• і найважливіше — він слугує інструментом розробки політики.

Нижче показуємо орієнтовну структуру для фінального звіту:

Розділи	Складові
Вступ	У цій частині розміщують коротке пояснення, про що йдеться у звіті та чому уряд взявся проводити консультації. Ця частина дає відповідь на запитання: «Яку проблему хотів вирішити уряд?».
Контекст	Тут підсумовують довідкову інформацію, яку надавали громадянам, щоб забезпечити їхнє розуміння теми консультацій та сприяти їхній змістовній участі в обговореннях
Процес проведення консультацій	У цьому розділі перераховують заходи, проведені протягом усього процесу консультацій. Він повинен містити опис консультаційних подій, комунікаційних стратегій та перелік залучених партнерів. Окрема частина цього розділу має пояснювати методологію, яку використали для збору й аналізу даних.
Хто брав участь?	У цій частині наводять детальну інформацію про те, хто брав участь у консультаціях і наскільки добре вони представляли вашу цільову аудиторію.
Що ми почули?	Ця складова є найважливішою у звіті й буде ключовою при формуванні політики. Тут узагальнюють коментарі та дискусії учасників, виокремлюють важливі висновки та групують провідні теми консультацій. Виклад повинен ґрунтуватися на отриманих даних.
Рекомендації щодо розробки політики та засвоєні уроки	У цьому розділі представляють різні рекомендації за результатами публічних консультацій. Якщо наступні кроки процесу розробки політики вже відомі, ви маєте поінформувати про це громадськість саме в цьому розділі звіту. Також корисно зазначити тут, які уроки засвоїли під час публічних консультацій, щоб удосконалити процес у майбутньому. Інші працівники уряду зможуть скористатися найвдалішими практиками, запитаннями та форматами, і це допоможе їм розвинути власні ідеї, а також сприятиме взаємному навчанню.
Додатки	До цієї частини ви маєте помістити всі документи, що мають стосунок до проведених консультацій, зокрема офіційні документи, копії онлайн-опитувальників, приклади оголошень, розроблених для контактування з вашою цільовою аудиторією тощо.

Проінформуйте тих, хто ухвалює рішення

Для того, щоб проведені консультації вплинули на розроблення політики, треба вчасно поділитися результатами з відповідальними за ухвалення рішень. Отже, коли підготуєте звіт, ви маєте запланувати зустріч, на якій презентуєте підсумки консультацій та відповісте на запитання від представників уряду. Більшість тих, хто ухвалює рішення, представлятимуть ваше міністерство, але у вас також може виникнути потреба запросити працівників інших міністерств або Кабінету Міністрів. Щоб визначити, хто має бути присутній на цій зустрічі, проаналізуйте, хто має повноваження затверджувати рішення та коли, а також зверніть увагу на ключові моменти ухвалення рішень, зокрема зустрічі з обговорення політики, процеси планування бюджету. Якщо це буде доречним, запросіть інших людей, які допомогли вам організувати консультації, наприклад, неурядову організацію, що проводила збір даних, експертів, які пояснили вам проблематику політики, представників комунікаційного відділу міністерства тощо.