Етап 3. Прокомунікуйте та залучіть
Last updated
Last updated
На третьому етапі ви розробите та почнете реалізовувати комунікаційний план для залучення та інформування стейкхолдерів. Ви також визначите інструменти комунікації та підготуєте матеріали, щоб спілкуватися з учасниками.
Байдужість громадськості — один із найбільших викликів, що постає під час проведення публічних консультацій. Публічні консультації, що базуються на принципах довіри та підзвітності, неможливі без належної комунікації. Через це постає потреба в креативному підході до спілкування з людьми. Варто послуговуватися різними каналами та засобами, ретельно підбирати час і триматися зрозумілого, ефективного, цільового та послідовного викладу. Ваш комунікаційний план має орієнтуватися на стейкхолдерів і не повинен змінюватися залежно від того, чи ви проводите консультацію онлайн або офлайн.
У цьому розділі ми визначаємо головні елементи комунікаційного плану:
Більшість комунікаційних планів публічних консультацій складаються з трьох етапів. Кожен із них має свою ціль:
Таким чином, відповідь на запитання, чому ви здійснюєте комунікацію, буде залежати від етапу публічних консультацій.
Формулювання загальної стратегії вашого комунікаційного плану допоможе задати послідовний тон, поставити мету та напрям усіх видів комунікаційної діяльності. Поміркуйте про такі аспекти:
Ваші ключові повідомлення повинні відображати стратегію та бути чіткими, стислими й орієнтованими на дії.
У комунікаційному плані ви визначите багато груп цільової аудиторії для публічних консультацій. Їхнє формування допоможе зрозуміти, з ким ви хочете вести комунікацію та як вони бажають отримувати інформацію, щоб переконатися, що ваші повідомлення до них дійдуть. Різні групи цільової аудиторії можуть використовувати відмінні канали для зв’язку, тож вам може знадобитися модифікувати свої повідомлення та / або комунікаційні інструменти.
На відміну від поняття стейкхолдерів, яких ми розділили за типами на Етапі 2 цього звіту (а саме: поінформовані, експерти, незалучені та впливові особи), під цільовою аудиторією маємо на увазі групу осіб, які мають спільні ознаки, зокрема:
Відповідні цільові аудиторії окреслюють залежно від теми консультацій. Наприклад, під час проведення консультацій щодо початкової освіти, вам, можливо, варто залучити батьків. А для консультацій із цифрової стратегії ця група буде не такою важливою.
Кожна цільова аудиторія реагуватиме на різні комунікаційні інструменти та стратегії. Деякі групи, наприклад, молодь, буває складніше залучити до участі в публічних консультаціях. Розуміння вашої аудиторії допоможе ефективніше адаптувати комунікаційний план та підготувати інформацію, що відповідає потребам учасників.
Підберіть комунікаційний інструментарій, який використаєте, щоб налагодити контакт зі своєю цільовою аудиторією. Існує широке коло інструментів: онлайн та друковані, мейнстрімні та нішеві, офіційні та неформальні. Деякі потребують незначних зусиль, як-от написання постів у соціальних мережах, а інші вимагають суттєвих ресурсів, наприклад, розробка рекламного ролика для телебачення. Вибирайте інструменти з урахуванням цільової аудиторії, наявних часових меж, зусиль для створення та використання інструментів, бюджету. До інструментів для зв’язку належать:
Використання різноманітних інструментів та каналів забезпечить ширше розповсюдження інформації. Зрозумілий контент та ресурси також допоможуть підвищити охоплення та залучити більш репрезентативну групу населення до консультацій. Інфографіка, відеоролики, брошури та спеціально створені вебсайти є ефективними в інформуванні громадськості.
Готуючи контент, зважайте на протоколи брендингу для однакового використання логотипів, графічних елементів та кольорів. Коли ви почнете широку комунікацію, підтримка від професійних комунікаційників, тобто медіа-речника, які відповідатимуть на запитання журналістів і громадян, може бути надзвичайно помічною для масштабних консультацій.
Розроблення зазначених інструментів буде тривалим і вимагатиме фінансових ресурсів. Для кожного обраного засобу комунікації ви маєте визначити часові межі та бюджет. Пам'ятайте, що деякі інструменти вимагають багато часу (наприклад, реклама на телебаченні) або потребують залучення зовнішніх ресурсів за додаткові кошти (наприклад, наймання професійного фотографа або графічного дизайнера). Насамкінець, пам'ятайте, що треба ставитися з повагою до зайнятості ваших стейкхолдерів, тож ви маєте повідомити їх заздалегідь та дати вдосталь часу для участі.
Щоб організувати успішні публічні консультації, ви маєте забезпечити учасників інформацією. Це означає застосування переконливих комунікаційних стратегій та мобілізацію громадян, надсилання вказівок, де та як вони можуть взяти участь, а також розміщення актуального та цікавого контенту на тему консультацій.
Поінформовані стейкхолдери краще підготовлені до розгляду дієвих рішень щодо політики або інших питань. Втім, громадяни також можуть почуватися невпевнено через формат подання інформації чи обговорень під час консультацій. Ті люди, які відчувають себе недостатньо обізнаними з темою, з меншою ймовірністю прийдуть на консультаційну подію. Наприклад, викладення тексту нового законопроєкту в мережу без жодних пояснень або контексту демотивує деяких людей брати участь у консультаціях.
Використання складної технічної мови або занадто довгих звітів може призвести до неправильного розуміння та збентежити громадян, які не мають експертних знань.
Актуальну ключову інформацію про тему консультацій треба звести в короткий офіційний консультаційний документ, який можна легко знайти в інтернеті та який слугуватиме орієнтиром під час проведення консультацій. Цей документ може розкривати такі питання:
Наприклад, у 2019 році Міністерство охорони здоровʼя України проводило консультації з професійного ліцензування лікарів. Тут ви можете ознайомитись із розробленим тоді консультаційним документом.
При розробленні консультаційного документа вам, можливо, знадобиться дослідити тему або звернутися до експертів. Так ви переконаєтеся, що розумієте контекст і можете викласти його у зрозумілому вигляді.
Під час виконання вашого комунікаційного плану доречно оцінити, чи справді він досягає цілей. Можливо, вам знадобиться обрати інші інструменти комунікації або скоригувати контент, щоб збільшити кількість учасників наступного заходу. Ви завжди можете вдосконалити свій план, ваші стратегії ставатимуть ще ефективнішими.
Щоб оцінити план, попросіть учасників заповнити форму після завершення консультаційних заходів (див. Етап 4). Ви можете ставити запитання на кшталт «Як ви дізналися про проведення консультацій?» або «Яким чином ми могли краще сконтактувати з вами?» тощо. Також слід попросити людей підписатися на розсилку новин або на ваші сторінки в соціальних мережах, щоб бути в курсі перебігу консультаційних подій.
