Етап 2. Розробіть консультацію

На цьому етапі ви розробите всі складові проведення консультаційної події, а також сплануєте деталі, що допоможуть досягти ваших цілей. Ви визначите стейкхолдерів, оберете формати консультацій, зберете інформацію, яку надасте учасникам, підготуєте стратегію збору даних та, зрештою, розробите детальний план дій, у якому визначені ролі та обов'язки кожного члена вашої команди.

Визначте стейкхолдерів

Вибір, яких стейкхолдерів залучити, залежить від теми консультацій. Консультації з охорони морського середовища не зацікавлять тих самих людей, що й консультації з реформування початкової освіти. Деякі теми стосуватимуться суспільства загалом, тоді як інші можуть стосуватися лише окремих груп.

Тому важливо свідомо вибирати стейкхолдерів, яких ви залучите до консультацій. До стейкхолдерів належать всі люди та організації, що зазнають прямого або опосередкованого впливу політики чи рішення, ті, хто мають можливості впливати на рішення (як позитивно, так і негативно), а також ті, хто просто зацікавлені у відповідному питанні.

У публічних консультаціях не існує ідеальної кількості учасників або заходів. Іноді вам може знадобитися охоплення тисяч людей у всій країні, водночас для інших консультацій вам потрібно залучати тільки вузьку групу стейкхолдерів. Чисельність учасників змінюється залежно від типу консультацій, очікуваного впливу політики та місцевої культури участі — і це лише кілька чинників. Але для того, щоб консультацію вважали легітимною, кількість учасників має бути достатньою на думку як уряду, так і громадськості.

Ви маєте визначити свої комунікаційні стратегії (як ви будете формулювати запитання, як будете залучати учасників та модерувати обговорення), а також, де саме будете проводити консультації, і врахувати, яких стейкхолдерів ви залучаєте до консультацій.

Стейкхолдерів розділяємо на 4 основні типи:

• експерти — спеціалісти, які мають багато досвіду та знань із теми консультацій;

• залучені та поінформовані — громадяни, на яких безпосередньо впливає предмет консультацій, які добре обізнані з контекстом і зробили персональний внесок у результати консультацій;

• незалучені, але зазнають впливу — громадяни, на яких вплинуть результати консультацій, але які не обізнані з питанням та зазвичай не долучаються до консультацій;

• впливові особи та лідери думок — громадяни, які можуть впливати на суспільну думку щодо процесу консультацій та його результати (преса, спілки, політична опозиція, громадські активісти).

Щоб визначити потрібних стейкхолдерів, поставте собі такі запитання: на кого вплине ця політика? хто може мати вплив на рішення? хто має експертні знання з цієї теми? хто має зацікавленість у цій темі? хто може не погоджуватися з цим рішенням? Групи осіб, які можна залучити на основі зазначених запитань, і будуть вашими стейкхолдерами.

• Визначте стейкхолдерів (шаблон)

Оберіть формат консультацій

Публічні консультації можна проводити як онлайн, так і офлайн. Обидва типи пропонують різні формати консультацій. Наприклад, ви можете організувати невеликий офлайн-воркшоп або зібрати сотні громадян на зустріч громади, ви можете провести онлайн-форум або розробити просте опитування.

Це різноманіття форматів дає можливість адаптувати публічну консультацію до типу взаємодії, якої ви сподіваєтеся досягти, врахувавши особливості та потреби ваших стейкхолдерів. Кожен тип консультацій охоплює іншу аудиторію, передбачає певний спосіб збирати дані та має різні виклики й переваги.

Успішні публічні консультації часто поєднують офлайн- і онлайн-заходи, щоб охопити більшу аудиторію. Їх розробляють так, аби сумістити різні формати. Нижче ми наводимо основні характеристики онлайн- та офлайн-консультацій. Зауважте, що, зважаючи на швидкий розвиток технологій та активне використання інтернет-платформ, усе більше офлайн-форматів консультацій можна перевести у вебрежим. Нині навіть великі обговорення під час круглих столів із легкістю модерують онлайн, використовуючи функцію кімнат для перемовин. Тому, навіть якщо ми зазначаємо, що певний формат зазвичай використовують в офлайні, цілком імовірно, що існують інструменти та ресурси, які допоможуть вам використовувати цей формат в онлайн-режимі. Не бійтеся експериментувати та впроваджувати інновації!

Нарешті, залежно від обраних форматів консультацій вам знадобляться різні ресурси. Для проведення офлайн-заходів ви маєте залучити до команди достатньо людей, які впораються з логістикою та підготують матеріали, зареєструють учасників, змодерують зустрічі та запишуть коментарі. Водночас онлайн-діяльність потребує доступу до відповідної платформи та, в деяких випадках, присутність онлайн-модераторів.

Онлайн-консультації

Онлайн-консультації є більш гнучким форматом, оскільки можна організувати залучення учасників у будь-якому зручному місці та в будь-який час. Онлайн-інструменти придаються для охоплення широкої та різноманітної аудиторії, особливо якщо до консультації потрібно залучити стейкхолдерів із віддалених регіонів країни. Більшість інтернет-платформ також пропонують детальний збір і візуалізацію даних. Проте рівень залученості учасників переважно є нижчим під час онлайн-консультацій. Без спілкування віч-на-віч існує ризик неправильного тлумачення позицій зацікавлених сторін. Якість залучення можна покращити за допомогою професійних модераторів, які взаємодіятимуть із учасниками, відповідатимуть на їхні запитання та не допускатимуть відхилення від теми дискусії.

Деякі з ваших стейкхолдерів можуть не мати доступу до інтернету, а іншим може бути незручно висловлювати думку через онлайн-інструменти. Завчасно потурбуйтеся про альтернативу.

Поширені формати онлайн-консультацій

Формати	Ознаки
Форми для коментарів	Форми для коментарів є простими формами без попередньо визначених запитань. Вони призначені для зауважень та рекомендацій стейкхолдерів стосовно конкретної політики або теми. Такі форми характеризуються низьким рівнем залучення, здебільшого їх заповнюють експерти та дуже вмотивовані стейкхолдери. За їхньою допомогою зазвичай отримують надто неструктуровані дані (наприклад, абзаци або переліки основних тез), що вимагає додаткового оброблення для отримання висновків.
Опитування	Опитування можуть складатися з низки запитань різної довжини та форми, що розміщують безпосередньо на платформі або розсилають електронною поштою. Їх використовують для збору детальної інформації з одного або кількох питань. Переважно в них поєднані відкриті та закриті запитання, які формулюють і таким чином, щоб отримати конкретну інформацію. Такі опитування також містять запитання, щоб визначити демографічний профіль респондентів. Це простий спосіб отримати зворотний зв’язок стосовно визначених тем та зібрати структуровані дані, які легко аналізувати. Опитування також можуть складатися з одного або невеликої кількості запитань, сфокусованих на дуже конкретній проблемі та спрямованих на визначення тенденції або панівної серед учасників думки. У такому випадку вони рідко вимагають детальну демографічну інформацію про стейкхолдерів.
Дискусійні форуми	Дискусійні вебфоруми — це зазвичай відкриті платформи, доступ до яких надають на певний період часу, де учасники можуть викласти та обговорити свої думки, ідеї та історії стосовно різних тем. Питання, щодо яких виникають широкі дискусії в суспільстві, приваблюють більшу кількість учасників. До закритих платформ або форумів доступ одержують тільки конкретні стейкхолдери. Їх варто використовувати для формування безпечного середовища учасників із високим рівнем залученості, зокрема експертів, особливо якщо вони перебувають у різних місцях країни. Хоча подібні заходи створюють відчуття активної залученості, немодеровані форуми можуть надати вам дуже неструктуровані дані.
Системи голосування	Система голосування дає змогу стейкхолдерам проголосувати за чи проти або поставити оцінку різним урядовим та громадським пропозиціям. Це ефективний метод для ранжування та визначення пріоритетності ідей чи коментарів.
Вебінари	Вебінар — це презентація або воркшоп, що транслюється через інтернет із використанням відео-конференції. Під час вебінару учасники-глядачі можуть подавати запитання та коментарі, на які відповідає доповідач вебінару. Вебінари можна записувати.

Офлайн-консультації

Офлайн-консультації відбуваються у визначеному місці протягом визначеного періоду часу і часто сприяють кращому залученню учасників. Вони забезпечують пряме спілкування між розробниками політики та стейкхолдерами, посилюючи відчуття причетності та контролю. Однак через офлайн-консультації можна залучити меншу кількість людей, оскільки на такі події люди мають їхати до певного місця у визначений час. Тому рівень залученості на різних офлайн-заходах може відрізнятися. Організація таких подій також потребує більше ресурсів, а збір даних є складнішим.

Пам'ятайте, багато заходів (семінари, інформаційні сесії, круглі столи) нині можна реалізувати онлайн. Проявляйте креативність, щоб розробити консультацію, яка найкраще відповідає потребам ваших стейкхолдерів.

Поширені формати офлайн-консультацій

Формати	Ознаки
Особисті інтерв’ю	➡️ 1 година, 1 учасник Особисті інтерв’ю створюють можливості для глибинного обміну інформацією. Вони є найбільш цінними, коли ви залучаєте експертів або впливових осіб / лідерів думок.
Круглі столи	➡️ 2 – 3 години, 8 – 15 учасників На круглі столи збирається небагато учасників для обговорення конкретних тем. Формат корисний для визначення потенційного консенсусу або суперечливих питань.Учасниками переважно є експерти або поінформовані громадяни. Модератор визначає тему та забезпечує кожному рівні можливості для участі.
Фокус-групи	➡️ 2 години, 6 – 10 учасників Фокус-групи використовують для вивчення думок і реакцій певної частини населення, щоб спроєктувати очікування на широкий загал. Можуть бути доречним способом проведення консультацій із групою тих стейкхолдерів, що зазвичай є менш залученими. Фокус-групи також дають можливість протестувати ідеї з групою експертів або поінформованих громадян. Модератор скеровує обговорення за допомогою низки відкритих запитань.
Семінари	➡️ 3 години, 5 – 20 учасників Семінари дають змогу залучити експертів та стейкхолдерів, що зазнають впливу / мають зацікавленість, до участі у структурованій низці заходів. У проведенні публічних консультацій цей формат можна використовувати для пошуку рішень конкретної проблеми. Модератор надає довідкову інформацію та активно фасилітує роботу.
Групові обговорення («світове кафе»)	➡️ 2 – 3 години, понад 20 учасників, розділених на групи по 3 – 8 Групові дискусії є корисним способом заохочення змістовних дискусій серед великої групи (20+) учасників різних типів. Цей формат використовують у різноманітних цілях, зокрема визначення проблем, рішень та пріоритетів.Після представлення довідкової інформації учасники діляться на маленькі групи та відповідають на запитання. «Світове кафе». Для групових дискусій існує декілька оригінальних методів залучення. Найпопулярнішим є формат «світового кафе»: аудиторія ділиться на невеликі групи, кожна група обговорює одне конкретне питання протягом 15 – 20 хвилин, потім переходить до наступного столу, за яким обговорюють інше питання. За кожним столом «модератор столу» збирає та групує думки від кожної групи, а потім повідомляє їх усім учасникам.
Таунхол-зустрічі (зустрічі громади)	➡️ 2 – 3 години, 30+ учасників Це публічні заходи, на яких люди з певних географічних місцевостей обговорюють питання, актуальні для їхньої громади. Їх часто проводять за участі представників органів державної та місцевої влади. Привертають увагу стейкхолдерів, що зазнають впливу / мають зацікавленість, а також тих, хто зазвичай не залучається до проведення консультацій.
Громадські слухання	➡️ 1 година або більше залежно від кількості учасників Це формалізовані зібрання, часто під наглядом експертного комітету. Під час них громадяни, організації та експерти представляють свої думки й рекомендації стосовно предмета консультацій у письмовому або усному вигляді.

Правильно сформулюйте запитання

Після того, як ви визначилися з форматом (форматами) проведення консультацій, ви можете починати формулювати запитання до учасників, а також думати про дані, які ви хотіли б отримати. Усі консультації мають базуватися на переліку ретельно визначених запитань для отримання корисних даних, що відповідають вашим цілям.

Постановка запитань є мистецтвом, а в публічних консультаціях постановка правильних запитань є визначальною. Якість та конкретність кожного запитання буде визначати, які дані ви отримаєте в результаті. Існує багато різних типів запитань: запитання, що передбачають відповідь «так/ні», відкриті запитання, запитання, де потрібно обрати одну із запропонованих відповідей. Незалежно від типу, який ви обираєте (а ви можете використовувати більше одного типу), наведемо кілька базових порад. З ними ви можете переконатися, що розроблені запитання є релевантними та сприяють залученню учасників.

Вдалі запитання:

➡️ відповідають меті (Для чого вам ставити саме це запитання? Що ви хочете дізнатися за його допомогою?);

➡️ уможливлюють отримання найкращих можливих даних (Що саме ви намагаєтеся виміряти? Чи це є найкращим способом збору такої інформації? Як ви будете аналізувати отримані дані? Чи може це запитання призвести до отримання непереконливих даних?);

➡️ чіткі, змістовні та неупереджені (Чи можливе неправильне тлумачення цього запитання? Чи має це запитання «соціально прийнятну» відповідь? Чи веде це запитання до отримання лише суб'єктивних відповідей?);

➡️ підходять для цільової аудиторії (Чи має ваша аудиторія всю інформацію, потрібну для відповіді на це запитання?).

Крім цього, опитувальник не має бути переліком випадкових запитань, тому порядок та логіку також потрібно ретельно продумати:

почніть із простих запитань та поступово підвищуйте складність	➡️	дайте чіткі вказівки, як відповідати на найбільш складні запитання	➡️	пропонуйте чіткі та прості варіанти відповідей, передбачте можливість обрати одну відповідь	➡️	зробіть опитувальник коротким та цікавим

Зрештою, ви отримаєте лаконічний список потужних запитань, які будете використовувати протягом усього процесу консультацій, на кожному онлайн- чи офлайн-заході. Іноді необхідно розробляти низку різних запитань для кожної групи стейкхолдерів.

Розробіть стратегію збору даних

Ці запитання дадуть вам багато даних про учасників та їхні погляди. Стратегія збору є корисним інструментом, який допоможе вам відстежувати всі ці дані, забезпечити їхню якість та послідовність, а також допоможе вам організувати та полегшити процес аналізу після завершення консультацій. У контексті проведення публічних консультацій це означає вибір онлайн-інструментів, за допомогою яких ви будете консультуватися зі стейкхолдерами, чи розроблення шаблонів для збору даних, які найкраще підходять для ваших консультацій. Також ваша стратегія збору даних має визначати, яким програмним забезпеченням ви будете користуватися для аналізу, як будуть узгоджуватися назви різних файлів, які ви створите, і де будуть зберігатися дані.

Онлайн-інструменти та платформи

Якщо ви вирішите проводити консультацію онлайн, потрібно буде вибрати з-поміж багатьох доступних онлайн-інструментів і платформ. Існує велика різноманітність програмного забезпечення для голосування, відео-конференцій та платформ для обговорень. Підбираючи інструмент, врахуйте низку аспектів.

• Одна платформа. Якщо ви будете проводити кілька публічних консультацій з однієї теми та з тими ж стейкхолдерами, оберіть єдину платформу, якою можна користуватися протягом усього процесу.

• Збір даних. Багато платформ допомагають збирати та аналізувати дані. Оскільки ми рекомендуємо використовувати підхід до публічних консультацій, який орієнтований на дані, використання однієї з цих платформ може сприяти збору та аналізу даних для подальшого процесу консультацій (див. Етап 5).

• Безкоштовні інструменти. Часто онлайн-інструменти є безкоштовними, але все ж можуть вимагати певних навичок для користуватися та забезпечення доступу всім учасникам. Не забудьте перевірити, які обмеження накладає вибрана платформа. А також будьте готовими провести інструктаж для працівників, як користуватися платформою і правильно налаштувати всі функції та режими.

Наприкінці переконайтеся, що обрані інструменти допоможуть вам досягти поставлених цілей, не перешкоджатимуть спілкуванню та не будуть занадто складними для учасників, які раніше з подібним не мали справи.

Стандартизовані машиночитані шаблони

Для проведення онлайн-консультацій створені численні інструменти автоматичного збору та аналізу даних. У випадку офлайн-консультацій, коли дані збирають вручну, для використання цих засобів потрібно спочатку ввести дані в машиночитаний формат, наприклад, електронні таблиці. Одним із способів для цього є використання шаблонів.

Шаблон створює стандартизовану систему для збору даних та забезпечує учасникам або тим, хто веде записи, можливість вводити дані самостійно у відповідні поля (зокрема ім'я, стать, відповіді на запитання). Такі шаблони можна використовувати безпосередньо у комп'ютерному та паперовому форматі за умови, що дані, зібрані на папері, потім транскрибуєте у такі самі стандартизовані електронні таблиці.

Шаблони також гарантують, що ви будете ставити однакові запитання протягом усіх консультаційних подій. Коли запитання відрізняються на кожній події або різні запитання використовуються для онлайн- та офлайн-подій, відповіді учасників вже не можна буде порівнювати на етапі аналізу. Використання шаблонів допоможе вам зібрати високоякісні, вичерпні та актуальні дані, які можна буде використати для рекомендацій розробникам політики.

Ви можете створювати шаблони для всіх видів даних. У цьому посібнику ми більш детально розглядаємо три джерела: реєстраційні списки, записи обговорення та опитувальники (див. розділ Збір детальних відповідей в Етапі 4).

Якими є високоякісні дані?

	Повні Чіткі, точні, достатньо глибокі та широкі
	Доречні Корисні та прикладні
	Надійні Дають подібні або сумісні результати в різних середовищах як результат послідовного збору даних
	Добре задокументовані Супроводжуються вичерпними та відповідними метаданими
	Можуть використовуватися повторно Можуть використовуватися для інших цілей, ніж визначені на початку
	Вчасні Достатньо актуальні
	Доступні Можуть легко використовуватись та є доступними визначеним користувачам
	Надійні Захищені, доступ обмежений та наданий лише тим, хто має належну підготовку та повноваження

Підготуйте план дій

Тепер, коли ви маєте чітке розуміння ключових характеристик публічних консультацій, наступним кроком буде підготовка детального плану дій, що базується на циклі проведення публічних консультацій. Такий план допоможе вам трансформувати ваші цілі у завдання з чітко визначеними обов'язками, дедлайнами та ресурсами. І хоча ви можете захотіти перестрибнути одразу до виконання, виділення часу на те, щоб продумати та спланувати свої дії, має величезні переваги:

• мінімізує невизначеність та ризики;

• полегшує координування та контроль, покращує розподіл обмежених ресурсів (персонал, матеріали, час);

• допомагає легше визначити, чи досягнули ви поставлених цілей.

Часові межі

Від невеликого цільового обговорення конкретної політики до масштабної загальнодержавної консультації щодо нової реформи — терміни проведення вашої консультації можуть сильно відрізнятися. Публічні консультації не повинні бути надто довгими або надто короткими. Тривалі періоди консультування необґрунтовано затягують розробку політики, а закороткі знижують якість обговорень та можуть призвести до виключення важливих стейкхолдерів із процесу.

Тривалість консультацій має бути пропорційною до складності та впливу пропонованої політики, а також враховувати нагальність питання.

У нинішніх реаліях ви часто будете мати справу з жорсткими часовими обмеженнями. За таких обставин вам доведеться адаптувати свої цілі до відведеного проміжку часу.

Ці часові межі ви повинні враховувати при визначенні, скільки заходів організувати та скільки учасників залучити. Для онлайн-консультації потрібно продумати технічну частину (вебсайт, опитування тощо), тоді як для офлайн-консультації потрібна матеріально-технічна підготовка. Чим більше подій ви організовуєте, тим більше часу вам знадобиться для підготовки. Чим більше учасників ви запрошуєте, тим складнішою буде логістика. Крім того, кількість та групи учасників, яких ви бажаєте залучити, впливатимуть на ваші стратегії планування й комунікації. Чим більша кількість людей і відмінності в їхніх потребах, тим більш комплексною і розлогою буде ваша комунікаційна стратегія.

Ресурси та відповідальні особи

Ваш план дій із проведення консультацій має передбачати потрібні ресурси (тобто людей, час та гроші) на виконання конкретних завдань протягом визначеного часу та з чітким бюджетом, щоб від початку розподілити обов’язки та відповідальність.

Почніть з аналізу власної команди: оцініть, хто має найкращі навички для виконання кожного доручення. Також може бути необхідною співпраця з іншими департаментами або партнерами для певних завдань, скажімо, із громадською організацією для модерування публічних заходів або з комунікаційною командою міністерства для висвітлення онлайн-обговорень. Вам, імовірно, навіть знадобляться послуги найманих працівників (наприклад, ІТ-спеціаліста або перекладача).

Тепер, коли ви точно знаєте, з ким працюєте, визначте сфери відповідальності кожного та встановіть часові межі для кожного завдання. Оцініть кошторис усіх заходів. Пам'ятайте, що деякі види діяльності потрібно запланувати в першу чергу (наприклад, визначення місця проведення чи онлайн-платформи до запрошення стейкхолдерів). На організацію деяких подій може знадобитися більше часу, ніж ви розраховували. Тому переконайтеся, що ви маєте запас у своєму плані. Якщо вам виділили обмежений бюджет, то доведеться вибрати тільки найважливіше (наприклад, широкі комунікаційні заходи можуть виявитися надто затратними). На кожному етапі процесу тримайте ваш план дій із проведення консультацій під рукою і переконуйтеся, що ви готові діяти та адаптуватись, якщо щось піде не так, як прогнозували.

• Визначте основні елементи проведення консультацій

Підготуйте план дій щодо проведення консультацій

• Крок 1. Складіть список ключових етапів (контрольний список)

• Крок 2. Складіть перелік завдань та визначте обов'язки, кінцеві терміни та ресурси (шаблон)