Етап 4. Проведіть консультації та зберіть відповіді
Last updated
Last updated
Цей крок є основою всіх публічних консультацій. На четвертому етапі ви проведете онлайн- та офлайн-заходи для залучення стейкхолдерів і використаєте різні методи збору даних, щоб дізнатися їхні погляди.
Приміщення
Не забувайте про важливість місця проведення консультацій. Приємне середовище завжди є більш сприятливим для змістовних обговорень.
Зверніть увагу на такі аспекти:
Технічне забезпечення
Для онлайн-консультацій вам завжди потрібно виконати кілька додаткових кроків, щоб забезпечити справність обладнання перед початком. Наприклад, для онлайн-вебінару заздалегідь авторизуйтеся на платформі та перевірте, чи працюють ваші навушники, мікрофони й камера. Розташуйте камеру так, щоб ваше обличчя було чітко видно, без сильного підсвітлення позаду. Ви можете закликати своїх учасників робити таку ж перевірку обладнання перед тим, як приєднатися до онлайн-консультації. Онлайн-опитування ви можете перевірити на справність, надіславши його колезі та попросивши пройти. Ці прості запобіжні заходи допоможуть уникнути багатьох проблем.
Технології важливі й під час офлайн-консультації. Залежно від кількості учасників та обраного формату події ви забезпечуватимете належне технічне обладнання. До базового комплекту входять:
Навіть якщо захід збере небагато стейкхолдерів, завжди корисно мати мікрофон для привернення уваги. Якщо така опція є, надайте учасникам доступ до мережі Wi-Fi. На цьому етапі вам може знадобитися підтримка ІТ-спеціаліста або звукотехніка.
Обов’язково протестуйте кожен технічний пристрій, перш ніж розпочати консультаційні заходи. Запасіться додатковими кабелями, USB-накопичувачами та мікрофонами на випадок, якщо щось піде не так в останню хвилину.
Матеріали
Під час офлайн-консультацій ви також маєте подбати про матеріали, потрібні учасникам, щоб записувати свої ідеї та повноцінно брати участь в обговоренні. Ви маєте надати їм ручки та маркери, паперові блокноти та великі аркуші фліпчарту, щоб робити записи. Тримайте кілька комплектів в запасі на випадок, якщо щось вийде з ладу під час заходу або якщо прийде більше людей, ніж ви очікували. Ну, і звичайно, підготуйте всі друковані матеріали:
Під час розробки відповідних друкованих матеріалів для учасників, потурбуйтеся також про наявність доступних матеріалів для людей з вадами зору.
Під час проведення консультацій можна ініціювати онлайн-реєстрацію. Вона допоможе визначити, скільки людей візьмуть участь, а також їхній демографічний профіль. Багато платформ пропонують таку функцію реєстрації. Попередня реєстрація також означає, що ви можете надіслати комунікаційні документи, які заздалегідь підготували. Так стейкхолдери переглянуть інформацію та краще підготуються до участі.
Для онлайн-консультацій реєстраційний список допоможе вам завчасно повідомити про технології та матеріали, які будете використовувати для консультації. Наприклад, електронною поштою. Надішліть зареєстрованим учасникам інструкції з налаштування платформи або іншу корисну інформацію для підключення. Після цього ви будете певні, що зʼєднання не має проблем та обговорення пройде легко і зручно.
Щоб справити перше враження на учасників під час офлайн-консультацій, сплануйте швидку процедуру зустрічі прибулих та їхньої реєстрації. Для великих подій це означає, що ви повинні мати принаймні двох людей, які вітатимуть учасників. Вони мають сидіти біля входу з реєстраційними списками, підтверджувати участь тих, хто зареєструвалися онлайн, а ще записувати імена та інші дані нових учасників. Після реєстрації вони роздають стейкхолдерам матеріали до ознайомлення (програма події, консультаційний документ тощо), а іноді також бейдж із іменем, щоб персоналізувати їхній досвід. Для онлайн-консультацій опублікуйте або просто виступіть із привітальним словом і нагадайте учасникам, де їм шукати консультаційні матеріали.
Одним із першорядних елементів ефективного проведення консультацій є присутність кваліфікованого модератора. Ця людина виступає нейтральним учасником дискусії. Роль модератора полягає в тому, щоб представити всіх посадовців, гостей та експертів, пояснити різні види дискусії, стежити за графіком та часом, а також фасилітувати сесії запитань і відповідей. Він / вона повинні розумітися на темі заходу і водночас говорити зрозумілою та доступною мовою, бути енергійними, щоб утримувати увагу присутніх протягом усього заходу, вміти активно слухати та ставити уточнювальні запитання для створення конструктивного діалогу.
На публічні консультації завжди збирають учасників із різними (і навіть протилежними) поглядами. Щоб підтримувати шанобливу атмосферу під час дискусій, важливо, щоб модератор оголосив правила участі з початку. Базові настанови:
Під час групових дискусій ті, хто ведуть записи, також можуть виконувати роль модераторів. Замість пасивного занотовування вони можуть фасилітувати обговорення серед учасників, забезпечувати усім можливість висловитися, відзначати формування консенсусу, не допускати відхилення від теми обговорення.
Ми щойно описали ідеальні умови, в яких може відбуватися публічна консультація. Як би ви не прагнули їх дотримуватися, інколи просто неможливо виконати всі ці вимоги через часові чи бюджетні обмеження. Аби підсумувати, що ви зробили правильно, можна запитати про оцінку учасників укінці кожного заходу. Це найкращий спосіб швидко отримати зворотний зв'язок із приводу консультації, поліпшити чи навіть виправити щось, якщо виникне така потреба. Вам слід поцікавитися враженнями щодо якості наданої інформації, чіткості запитань, пристосованості місця проведення, злагодженості процесу (Чи вистачало часу для відповіді? Чи були вказівки зрозумілими?) і будь-яких інших аспектів, які здаються вам корисними для наступних кроків.
Простий варіант зібрати ці дані — це роздати друковану форму оцінювання за кілька хвилин до закінчення роботи. Учасники можуть заповнити її одразу після завершення обговорень та покласти до коробки, поставленої для цієї мети біля входу. У випадку онлайн-консультацій ви можете надіслати підсумкове опитування на електронну пошту або опублікувати його. Таким чином, стейкхолдери зможуть надати зворотний зв'язок щодо консультації.
Дані, зібрані під час публічних консультацій, відображають занепокоєння та пропозиції стейкхолдерів. Більшість цих даних поставатиме у вигляді якісних даних, як-от неструктурований текст або аудіо. Хоча вони є корисними для розуміння уподобань, думок чи цінностей, тлумачити їх досить складно. Робота з якісними даними може стати ще складнішою у випадку офлайн-консультацій, на яких багато учасників можуть говорити одночасно. Запис та структурування таких форматів потребують значного часу та досвіду. Чим послідовнішими будуть шаблони для запису інформації, тим простіше буде отримати структуровані та якісні дані для аналізу. Далі наводимо три прості шаблони для офлайн-консультацій.
Список учасників. Цей шаблон визначає, яку інформацію треба зафіксувати про кожного присутнього на заході. Список слід заповнювати на початку заходу, коли прибувають учасники. Вони можуть вносити інформацію про себе самостійно або її може записати фасилітатор. Інколи організатори пропонують опцію попередньої реєстрації онлайн. Тоді завчасно зареєстрованим учасникам буде потрібно лише перевірити інформацію про себе та поставити підпис у списку. Це допоможе прискорити реєстрацію на початку заходу. Поля (ім'я, вік, стать, електронна адреса) можна адаптувати та розширити відповідно до потреб та контексту консультацій.
Нотатки обговорення. Цей шаблон допомагає тим, хто веде записи, фіксувати ключові моменти обговорень між учасниками офлайн-консультацій, особливо під час групової дискусії. Використовуючи свою копію шаблону, ви повинні занотувати те, про що йдеться, тоді, коли це говориться, використовуючи ті самі слова, що і стейкхолдери. Ви можете записувати окремі думки або формування групового консенсусу, або навіть розбіжності чи важливі цитати. Іноді не оминають увагою й фізичні дії, як-от «вдарив рукою об стіл», щоб передати емоції під час розмови.
Опитувальники. Цей шаблон використовуйте під час офлайн-консультацій для збору відповідей учасників. Стейкхолдери повинні вказати своє ім'я так само, як у списку учасників, щоб їхні відповіді можна було прив’язати до даних у ньому, та повернути опитувальник організаторам консультацій після заповнення.
